Comment calculer mes frais réels ?

Au moment de déclarer mes revenus sur ma feuille d’impôt, je dois penser à mes frais professionnels. Ils me permettent de bénéficier d’un abattement forfaitaire de 10% qui fait baisser ma base imposable. Mais si j’estime que mes dépenses réelles ne sont pas couvertes, je peux préférer la déduction des frais réels.

Pour déduire mes frais réels – c’est-à-dire les sommes réellement dépensées au titre de mes frais professionnels – je dois le préciser en remplissant ma déclaration d’impôt ! Et en faisant moi-même les calculs pour écrire le montant correspondant dans la case dédiée.

Si je ne bouge pas, je reste sous le régime de la déduction forfaitaire de 10%. Ce dispositif est automatique pour tous les salariés et permet de baisser sa base imposable. Et ainsi l’assiette sur laquelle s’applique le taux d’imposition.

Mais alors pourquoi opter pour les frais réels si je bénéficie de toute façon d’une aide ? Tout est question de calcul ! Si j’ai dépensé plus que 10% de mes revenus imposables dans le cadre de mon métier, j’ai intérêt à choisir la déduction des frais réels. Sinon, je ne serai pas « remboursé » intégralement de mes dépenses professionnelles.

Transport et nourriture, frais professionnels les plus courants

Je dois prendre ma voiture chaque jour pour aller à mon bureau et en revenir ? Je note précisément les kilomètres parcourus chaque jour. Et je garde mes tickets de station-essence, de garages, et les justificatifs de tous les frais d’entretien de mon véhicule.

Au moment de faire le calcul de mes frais réels, je dois d’abord être sûr du nombre de kilomètres que je fais pour aller à mon lieu de travail :

• Moins de 40 kilomètres ? Mes frais réels recouvrent la totalité des kilomètres que je parcours en un trajet,
• Plus de 40 kilomètres ? La déduction fiscale au titre des frais réels se fera sur la base de 40 kilomètres. Pas la peine d’inclure les kilomètres supérieurs, ils ne seront pas pris en compte !

Comme toujours, les règles fiscales ont des exceptions. Par exemple, si je n’ai pas trouvé de logement plus proche de mon lieu de travail, malgré une recherche active, je peux obtenir une prise en charge de tous mes frais kilométriques.

Je suis un habitué du déjeuner sur le pouce devant mon ordinateur parce que je ne peux pas rentrer chez moi chaque jour ? Je n’hésite pas à garder les tickets de caisse de la boulangerie ou de la supérette où je m’approvisionne en sandwichs. Mais la prise en compte de mes frais de nourriture seront différents selon l’équipement qui existe à mon bureau. Cantine or not cantine ?

• Pas de restaurant d’entreprise ? Mes frais réels seront au minimum de 4,55 euros par repas, plafond légal. Cette limite correspond au prix moyen d’un repas pris à domicile. Et tant pis si j’ai dépensé plus mais que je n’ai pas gardé les tickets pour obtenir plus ! Par contre, si j’ai tous les justificatifs, je pourrai intégrer les montants précis situés entre le prix réellement payé et 4,55 euros,
• Présence d’une cantine ? Dans ce cas, je calcule la différence entre le prix du repas à la cantine et 4,55 euros. C’est ce chiffre que j’inclurai dans ma définition des frais professionnels réels.

D’autres frais moins courants sont déductibles

Après avoir calculé mes dépenses professionnelles liées au transport et à la nourriture, je peux élargir cette base à d’autres frais :

• Voyages. Idéal pour les VRP et autres PDG de multinationales ! Tous les frais de déplacements professionnels sont à déduire des frais professionnels. Attention à bien garder les billets d’avion, de train et autres notes de location de voiture ou de taxi,
• Vêtement. L’achat d’uniformes ou de chaussures de sécurité par exemple est un frais professionnel,
• Formation. Je suis prêt à mettre mes compétences professionnelles à niveau. Le coût des éventuels bouquins et documents de cours, les frais de diplôme… sont à déduire au titre des frais réels,
• Syndicats et assurances. Je décide de rejoindre le syndicat de mon entreprise, je suis représentant du personnel, je peux déduire mes cotisations de mes frais professionnels. Même chose pour mes versements d’assurance de responsabilité professionnelle,
• Double résidence. Si j’ai trouvé un emploi dans une ville trop éloignée de mon domicile pour rentrer tous les soirs, et que mon conjoint ou partenaire de PACS ne peut pas me rejoindre tout de suite, les frais de « double résidence » sont déductibles.

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